Was ist Power BI?

    Power Pivot, Power Query, Power BI und dann noch Power BI Desktop – bei so viel Power kommt man schnell durcheinander. In diesem Artikel erklären wir dir, was eigentlich Power BI oder Power BI Desktop ist.

    BI – mal ohne Power

    Business Intelligence (oder eben BI) ist ein Sammelbegriff für Werkzeuge, Prozesse und Methoden, um an Kennzahlen heranzukommen. Wie der Begriff vermuten lässt hauptsächlich in Unternehmen. Der Begriff ist ziemlich Marketing belastet. Allgemeine Definitionen gibt es viele oder keine. Einfach gesagt: Es geht um Datenauswertungen und alles was dazu gehört: also um Umsatzauswertungen, der Liste der Top 10 Kunden, Warenkorbanalysen oder Fehlerhäufigkeiten in der Produktion.

    Die BI-Strategie bei Microsoft

    Microsoft arbeitet seit vielen Jahren in diesem Themengebiet. Meiner Information nach seit ca. 1996, als die Version 6.5 (Hydra) des SQL-Servers veröffentlicht wurde. Vielleicht kennt der eine oder andere Leser noch die OLAP-Cubes, die via Excel erstellt wurden oder auch den SQL Server Analysis Service, der bis heute viele Evolutionssprünge vollzogen hat.

    Letztlich ist Excel selbst schon ein BI-Werkzeug. Und kennst du jemanden, der Excel nicht nutzt, wenn es um Datenauswertungen geht? Selbst SAP gewährt Kunden über den BEX Analyzer Zugriff auf die Daten – BEX ist in Excel integriert. Und möchte man Daten aus Queries exportiert, in welchem Format erhält man das? Genau: Excel.

    Datenanalysen ist Sache der IT?

    Vermutlich machst du selbst Datenanalysen oder verantwortest den Bereich im Unternehmen. Dann kennst du die Herausforderungen und die Grabenkämpfe zwischen IT und Fachbereich: Der Fachbereich kennt die Prozesse und weiß, was ausgewertet werden soll. Die IT hat die Hoheit auf die Datenbanken und wenig Zeit sich in Fachprozesse einzuarbeiten. Und sie hat Bauchschmerzen, den Fachbereich direkt auf Daten in produktiven Systemen zu lassen.

    Self Service BI

    Viele Werkzeuganbieter entwickeln Software für Endanwender, die diese befähigen, selbst Datenanalysen durchzuführen. Die Namen Tableau oder QlikView sind Ihnen sicher schon einmal über den Weg gelaufen. Der Begriff des Self Service BI wurde geboren.

    Self Service BI ist keine neue Idee, sondern ein Ist-Zustand, der mit diesem Begriff salonfähig gemacht wird. Viele Mitarbeiter erstellen schon seit Jahren Datenanalysen in Excel. Wir sind seit vielen Jahren in Unternehmen unterwegs und haben von einfachen Deckungsbeitragsrechnungen bis hin zu Frachtkostensimulationen, die den Arbeitsplatz gerne mal mehrere Stunden blockieren, schon alles gesehen. Offiziell benutzt natürlich kein Unternehmen Excel für relevante Auswertungen. Ein wenig wie die Bildzeitung, die bekanntlich auch niemand liest.

    Um Auswertungen in Excel zu erleichtern und verlässliches Self-Serice BI zu ermöglichen, hat Microsoft mit der ersten Version des Power Pivot AddIns ein mächtiges und sehr konkurrenzfähiges Werkzeug entwickelt. Lies dir unbedingt meinen Artikel über Power Pivot durch, wenn du das Werkzeug noch nicht kennst.

    Was hat Excel mit Power BI zu tun

    Einer der Kritikpunkte an Excel-Auswertungen (und ein wenig bleibt das mit Power Pivot weiter bestehen) ist die Schwierigkeit der Verteilung. Dateien werden per E-Mail verschickt oder auf einem Netzlaufwerk bereit gestellt. SharePoint, eine Intranet-Lösung von Microsoft, bietet Funktionen für die Verteilung an, ohne dass Endbenutzer auf die Excel-Datei selbst Zugriff haben müssen. Aber nicht alle Unternehmen unterhalten SharePoint als Intranetsystem. Und nur mit SharePoint sind nicht alle Probleme gelöst.

    Mit Power BI Desktop hat Microsoft ein eigenständiges Produkt entwickelt. Eine kostenlose Software, mit der man Datenanalysen auf dem lokalen PC oder Laptop durchführen kann. Wenig verwunderlich ist, dass die Grundlage, das Datenmodell, gleich ist wie bei Power Pivot. Ein bereits vorhandenes Datenmodell aus Power Pivot lässt sich sogar in Power BI Desktop direkt übernehmen (die Gegenrichtung funktioniert nicht).

    In Excel dient Power Pivot als Dienst, um Daten effizient abzulegen und Berechnungen durchführen zu können. Die eigentliche Visualisierung erfolgt mit Excel-eigenen Elementen, wie Pivot-Diagrammen oder -Tabellen. In Power BI Desktop kommen völlig eigene Visualisierungen zum Einsatz. Diese Visualisierungen sind optisch moderner aber teilweise noch nicht so mächtig wie Entsprechungen in Excel. Die Funktionen entwickeln sich aber rasant weiter. Aktuell erhält man jeden Monat ein Update von Power BI Desktop mit neuen Funktionen. In Power BI Desktop können Visualisierungen von Drittanbietern angeboten werden. Mittlerweile werden sogar Bezahlmodelle für Komponenten von Drittanbietern unterstützt. Dadurch steigt natürlich die Vielfalt und Qualität. Bereits jetzt gibt es eine große Anzahl an sogenannten Visuals im Marketplace.

    Visualisierungen in Power BI Desktop sind aber vor allem eins: Sie sind webfähig.

    Power BI Desktop / Power BI

    Während Power BI Desktop ein Werkzeug zur Datenanalyse auf dem lokalen Laptop oder PC ist, bietet Microsoft mit dem Power BI Service eine Online-Plattform für die Bereitstellung der lokal erstellten Ergebnisse. Noch besser: Auch ohne Power Pivot Desktop kann man im Online-Portal eigene Datenanalysen anlegen und verteilen. Die Daten legt man in OneDrive oder bezieht sie von Cloud-Anbietern, wie Google, SalesForce etc.

    Als Benutzer registriert man sich dazu bei Power BI Online. Analysen, die in Power Pivot Desktop erstellt wurden, können direkt in den eigenen Account hochgeladen werden. Die Auswertungen können mit Kollegen im Unternehmen und sogar außerhalb des Unternehmens geteilt werden. Der Power BI Service integriert sich nahtlos in die Office 365 Suite von Microsoft. Damit die Online Auswertung aktuell bleibt, kann an über entsprechende kostenfreie Data-Gateways den Zugriff auf die Unternehmensdaten für Office 365 öffnen.

    Jetzt kann man sich entscheiden, wie man die Daten weitergeben möchte: als Datei auf den bekannten Wegen oder durch Veröffentlichung in Office 365. In Office 365 natürlich weiterhin unternehmensintern.

    Wenn man die Cloud-Variante nutzt und Auswertungen für Kollegen freigeben möchte, dann fängt es an Geld zu kosten. Aktuell knapp 9 EUR pro Benutzer pro Monat. Unschlagbar preiswert.

    Die Daten verlassen das Unternehmen?

    Die Daten gehen in “die Cloud”. “Die Cloud” ist noch so ein unscharfer Begriff. Die Daten gehen praktisch in ein Rechenzentrum, das von Microsoft betrieben wird. Bei Power BI gibt es mittlerweile eine deutsche Cloud, damit man sicher sein kann, dass die Daten in Europa bleiben. Das muss man aber explizit wählen. Der Preis ist auch etwas höher.

    Ansonsten weiß der Benutzer das nicht so genau, ob die Daten jetzt in Irland oder in den USA sind. Letztlich sind die Daten dort nicht unsicherer als im eigenen Netzwerk. Trotzdem dürfen bestimmte Daten Deutschland nunmal nicht verlassen. Das muss beachtet werden.

    Die Daten verlassen das Unternehmen!

    Veröffentlichst du deine Auswertungen auf Office 365 kannst Du dadurch deinen Filialen leicht Zugriff auf die Ergebnisse geben. Auch ohne, dass ihr ein gemeinsames Netzwerk habt oder Dateien via E-Mail verschickt. Der Vertrieb kann von seinen mobilen Geräten direkt auf Ergebnisse zugreifen.

    Deine Firma möchte Lieferanten und Kunden Einblicke in Zahlen geben? Auch das ist kein Problem mehr. Mittlerweile kann man externen Benutzern im eigenen Office 365 Bereich Auswertungen zur Verfügung stellen. Nutzen Partner selbst Office 365 gibt man Reports an den Partner frei. Endlich keine manuelle PDF-Dateien mehr per E-Mail!

    Mit einem eingebauten Sicherheitskonzept kann man die Sichtbarkeit von Daten auch einschränken. So kann man die gleiche Auswertung an mehrere Filialen freigeben, die jeweils nur eigene Daten sehen.

    Deine nächsten Schritte

    Power BI Desktop ist kostenfrei. Du brauchst keinen Budget-Antrag stellen.

    Für einen schnellen Start bieten wir Workshops und Schulungen an. Direkt Vorort und auf Wunsch auch auf vorhandenen Daten. Als dein Implementierungspartner helfen wir bei der Umsetzung und übernehmen auf Wunsch auch die gesamte Betreuung. Einfach E-Mail schreiben oder direkt Anrufen!

    Kategorien: Artikel, Grundlagen, Power BI
    Holger Gubbels

    Holger Gubbels ist Spezialist für alles, was mit Business Intelligence zu tun hat. Der Diplom-Informatiker strukturiert und löst als Data Scientist und Berater der mogular GmbH tagtäglich komplexe Problemstellungen rund um die Datenanalyse. Als Dozent der Hochschule für Technik Stuttgart ist er ein ausgewiesener Experte seines Fachs und gewohnt, Inhalte einfach zu erläutern. Genau das macht er auch hier in seinen Beiträgen für das PowerPivotInsights Blog. Zusätzlich ist er Autor für die Computerwoche und den Springer-Verlag. Sie erreichen ihn unter hg@mogular.com

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