Was ist Power Pivot?

    Verhält sich Pivot zu Yoga wie Power Pivot zu Power Yoga?

    Ich bin kein ausgewiesener Yoga Experte. Und Yoga ist aber selbst schon super. Da fragt man sich zu Recht, wozu man Power Yoga benötigt und ob das jetzt besser ist..

    Aber es geht nicht um Power Yoga, sondern um Power Pivot: Pivot-Tabellen in Excel sind eine sehr oft benutzte Funktion. Wenn die Datenmengen oder die Verknüpfungen von Daten komplexer werden, dann machen SVERWEIS & Co schlapp.

    Power Pivot ganz kurz….

    Power Pivot ist ein AddIn von Microsoft für Excel – einsetzbar ab der Excel Version 2010. Power Pivot ist Teil der Microsoft BI Strategie (Business Intelligence) und adressiert Endanwender in Fachbereichen. Ab Excel 2013 (in der Professional Edition) ist Power Pivot Teil der Installation.

    Ein paar Installationshinweise haben wir dir in einem Artikel zusammengestellt.

    Du machst Datenanalysen?

    Dann kennst du die Herausforderungen: Viele IT-Systeme im Unternehmen und Daten von Lieferanten können verknüpft und analysiert werden. Und wollen eben auch analysiert werden. Und vermutlich verwendest du Excel. Ganz zufrieden bist du aber nicht. 

    Schon die Daten zu beschaffen ist ein Kraftakt. Dann sind die in einem ungeschickten Format. Oder man hat für jeden Monat eine neue Datei und muss alles zusammenfassen. Die Excel Auswertung blockiert deinen Rechner für 2-3 Stunden und dann merkst du, dass was nicht stimmt und du fängst von vorne an.

    Oder du kopierst jeden Monat die Auswertungen für das Unternehmen und passt alle Verknüpfungen an.

    Kommt dir bekannt vor?

    Warum macht das nicht die IT?

    Während bisher die Hoheit der Daten fast immer bei den IT-Abteilungen lag, wächst mehr und mehr das Bewusstsein, dass die Fachbereiche eigenständig Analysen durchführen sollen. Einerseits aus Zeitgründen und andererseits, weil der Fachbereich viel besser weiß, was er benötigt.

    Werden heute Auswertungen benötigt, werden dem Fachbereich entweder Daten in Excel oder Textdateien zur Verfügung gestellt. Der Mitarbeiter kopiert die Daten oder lädt sich Listen aus den Quellsystemen in eine Excel-Datei (SAP Benutzer kennen das Phänomen sicherlich). Anschließend verknüpfen die Mitarbeiter die Dateien mühsam miteinander. SVERWEISE wo man hinschaut.

    Diese Vorgehensweise ist fehleranfällig. Es schleichen sich Verknüpfungsfehler ein, die man nicht leicht herausfindet. Darüber hinaus sind auf diese Art aufgebaute Anwendungen nur mit viel Aufwand wiederholbar. Und wenn der Kollege dann mal nicht da ist, dann weiß niemand, wie man die Auswertung für diesen Monat durchführt. Chaos vorprogrammiert.

    Oder die Auswertung soll geändert werden. Andere Daten sollen dargestellt werden. Dann muss man den kompletten SVERWEIS-Pfad rückwärts laufen, neue Daten importieren, Verknüpfungen anpassen etc. Wir haben schon häufig Mitarbeiter im Unternehmen gesehen, die jeden Monat mehrseitige Excel Auswertungen manuell in tagelanger Arbeit anpassen.

    Excel ist halt blöd. Wirklich?

    Excel ist gut für die Aufgaben, für die es gedacht ist. Komplexe Auswertungen und/oder große Datenmengen zählen einfach nicht dazu.

    Macht aber heute jemand Auswertungen in Excel bedeutet das, dass man Mitarbeiter hat, die gewohnt sind solche Auswertungen zu machen. Mitarbeiter, die schon wissen, wo die Daten herkommen. Die auch wissen, welche Auswertungen für wen relevant sind. Und die wissen, welche Daten wie zu interpretieren sind. Diese Mitarbeiter brauchen eigentlich nur ein besseres Werkzeug.

    Power Pivot als BI-Werkzeug

    Mit Einführung von Power Pivot wurde in Excel eine eigene Datenschicht eingeführt, das Datenmodell. Alle Daten werden in dieses Datenmodell importiert. Also nicht wie bisher in Arbeitsmappen. Große Datenmengen können durch intelligente Komprimierungsalgorithmen in kleine Dateien gespeichert werden. 

    Im Datenmodell können Daten aus verschiedenen Datenquellen miteinander verknüpft werden. Daten vom Lieferanten mit eigenen Auftragsdaten, mit Daten aus dem Qualitätssicherungssystem und vielleicht noch Börsenkurse oder Wetterdaten. Und zwar so, dass jeder Kollege auf einen Blick sieht, was gemacht worden ist.

    Auswertungen finden im Hauptspeicher statt. Die Datenquellen werden nicht belastet, die Dateien können weiter gegeben werden, ohne dass der Zugriff auf die Datenquelle bestehen bleiben muss.

    Power Pivot = Excel?

    Power Pivot ist ein AddIn in Excel. Excel dient nur noch der Darstellung. Diagramme und Pivot-Darstellungen werden weiterhin in Arbeitsmappen dargestellt. Die Datenquelle ist aber das performante Datenmodell im AddIn. Kein SVERWEIS mehr, keine Hilfsarbeitsmappen mit Daten mehr, keine Verweise auf externe Excel-Dateien.

    Neue Möglichkeiten

    Mit vielen Funktionen im Datenmodell kann man ganz plötzlich Segmentanalysen, Perdiodenvergleiche, Rankings und vieles mehr durchführen. Auch mit mehr deutlich mehr als 1 Million Datensätzen.

    Und wenn man irgendwann die Daten doch nochmal in Excel benötigt, weil ein anderes AddIn die Daten braucht, weil man die Ergebnisse exportieren will oder aus welchen Gründen auch immer: Das geht trotzdem.

    Andere Produkte…

    …gibt es natürlich auch. Die mit T oder Q anfangen. Und die sind wirklich gut und arbeiten mit der selben Zielrichtung. Und vielleicht könnten diese Werkzeuge gut bei dir reinpassen.

    Das wird aber dann schnell zur Werkzeugdiskussion. Man verschwendet Zeit mit Ausprobieren und Budgetanträgen – natürlich neben dem Tagesgschäft. Und kostenfrei sind die anderen Werkzeuge eben nicht.

    Power Pivot hat den unschlagbaren Vorteil, dass du sofort anfangen kannst – ich gehe einfach davon aus, dass Excel vorhanden ist und du Power Pivot einfach nur aktivieren musst. Und falls du an die Grenzen stößt, kannst du das Produkt immer noch wechseln. Allerdings viel informierter, weil du alle relevanten Fragen (Datenquellen, Abgrenzungen, Darstellungen uvm.) bereits gelöst hast oder dir zumindest durch Power Pivot schon viele Gedanken gemacht hast. Falls du dann überhaupt noch wechseln willst 😉

    Deine nächsten Schritte

    • Lies unser Quickstart Tutorial für eine erste, praktische Einführung.
    • Unsere Artikel über Power Pivot und das Schwester-System Power BI Desktop erläutern dir, wie man mit den Werkzeugen umgeht

    Für einen schnellen Start bieten wir Workshops und Schulungen an. Direkt Vorort und auf Wunsch auch auf vorhandenen Daten. Als dein Implementierungspartner helfen wir bei der Umsetzung und übernehmen auf Wunsch auch die gesamte Betreuung. Einfach E-Mail schreiben oder direkt Anrufen!

    Kategorien: Grundlagen, Power Pivot
    Holger Gubbels

    Holger Gubbels ist Spezialist für alles, was mit Business Intelligence zu tun hat. Der Diplom-Informatiker strukturiert und löst als Data Scientist und Berater der mogular GmbH tagtäglich komplexe Problemstellungen rund um die Datenanalyse. Als Dozent der Hochschule für Technik Stuttgart ist er ein ausgewiesener Experte seines Fachs und gewohnt, Inhalte einfach zu erläutern. Genau das macht er auch hier in seinen Beiträgen für das PowerPivotInsights Blog. Zusätzlich ist er Autor für die Computerwoche und den Springer-Verlag. Sie erreichen ihn unter hg@mogular.com

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