Excel Pivot Tabellen kommen nahezu überall zum Einsatz. Aber wachsende Datenmengen, chaotische Formeln und Performance-Probleme machen diese Datenanalysen immer schwieriger. In diesem Artikel klären wir, was ist Excel Power Pivot, und warum du Power Pivot SVERWEIS & Co vorziehen solltest.

Excel Power Pivot ganz kurz

Excel Power Pivot ist ein AddIn von Microsoft für Excel. Es ist einsetzbar ab der Excel Version 2010. Power Pivot ist Teil der Microsoft BI Strategie (Business Intelligence) und adressiert Endanwender in Fachbereichen. Ab Excel 2013 (in der Professional Edition) ist Power Pivot Teil der Installation. Mit der Verbreitung von Office 365 und damit der breiten Verfügbarkeit von Excel 2016 kommst du um Power Pivot nicht mehr herum.

Falls in deiner Excel-Installation Power Pivot nicht sichtbar ist, schau dir unsere Installationshinweise in unserem Blog-Beitrag an.

Du nutzt SVERWEIS & Co?

Dann kennst du sicher die Herausforderungen. Viele IT-Systeme im Unternehmen und Daten von Lieferanten sollen verknüpft und analysiert werden. In vielen Arbeitsmappen importierst diese Daten und mit SVERWEISEN fügst du die Daten zusammen. Deine Auswertung wird größer, unübersichtlicher und natürlich immer langsamer.

Schon die Daten zu beschaffen ist meistens ein Kraftakt. Und dann sind diese in einem ungeschickten Format. Oder aber man hat für jeden Monat eine neue Datei und muss dies Daten manuell zusammenfassen. Jetzt drückst du auf aktualisieren und Excel blockiert deinen Rechner für 2-3 Stunden. Anschließend entdeckst du einen Fehler und fängst von vorne an.

Diese Vorgehensweise ist also fehleranfällig. Es schleichen sich Verknüpfungsfehler ein, die man meistens nicht leicht herausfindet. Darüber hinaus sind auf diese Art aufgebaute Anwendungen nur mit viel Aufwand aktualisierbar. Und wenn der Kollege dann mal nicht da ist weiß niemand, wie man die Auswertung für diesen Monat durchführt. Das Chaos ist vorprogrammiert.

Wir haben schon häufig Mitarbeiter im Unternehmen gesehen, die jeden Monat mehrseitige Excel Auswertungen manuell in tagelanger Arbeit anpassen.

Kommt dir das bekannt vor?

Excel ist halt blöd. Wirklich?

Excel ist gut für die Aufgaben, für die es gedacht ist. Komplexe Auswertungen und/oder große Datenmengen zählen einfach nicht dazu.

Eine andere Beobachtung halte ich für wichtig: Macht heute bereits jemand Auswertungen in Excel bedeutet das, dass Mitarbeiter verfügbar sind, die gewohnt sind solche Auswertungen zu machen. Mitarbeiter, die wissen, wo die Daten herkommen. Und die Erfahrung haben welche Auswertungen für wen relevant sind. Und darüber hinaus erkennen, welche Daten wie zu interpretieren sind. Das heißt aber doch,  diese Mitarbeiter brauchen nur ein besseres Werkzeug.

Die Ansicht, dass der Fachbereich Auswertungen besser selbst durchführt, vertrete ich seit langem. In meinem Artikel Talent statt Technik in der Computerwoche gehe ich darauf ein.

Excel Power Pivot als BI-Werkzeug

Pivot Tabellen in Excel sind schon immer sehr gefragt. Dazu musste man aber die Rohdaten immer in anderen Arbeitsmappen halten oder in verknüpften Excel-Dateien. Über die vielen SVERWEISE und die Performance haben wir schon gesprochen. Es gibt aber auch eine harte Grenze für Excel Auswertungen: ab einer Million Zeilen ist Schluss (genauer gesagt ab 1.048.576 Zeilen). Mehr Zeilen verkraftet eine Arbeitsmappe nicht.

Excel Power Pivot ist nun die logische Fortführung von Excel Pivot. Mit Power Pivot wurde eine eigene Datenschicht eingeführt, das sogenannte Datenmodell. Alle Daten werden in dieses Datenmodell importiert. Also nicht wie bisher in Arbeitsmappen. Große Datenmengen können durch intelligente Komprimierungsalgorithmen in kleine Dateien gespeichert und äußerst performant im Arbeitsspeicher ausgewertet werden.

Im Datenmodell können Daten aus verschiedenen Datenquellen miteinander verknüpft werden. Beispielweise Daten vom Lieferanten mit eigenen Auftragsdaten, mit Daten aus Qualitätssicherungssystemen und vielleicht noch mit Börsenkurse oder Wetterdaten. Und zwar so, dass jeder Kollege auf einen Blick die Zusammenhänge erkennen kann.

Auswertungen finden im Hauptspeicher statt. Das bedeutet, die Datenquellen werden nicht belastet. Und es bedeutet, dass die Dateien weiter gegeben werden können, ohne dass der Zugriff auf die Datenquelle vorhanden sein muss.

Excel Power Pivot = Excel?

Excel Power Pivot ist ein AddIn in Excel. Excel dient nur noch der Darstellung. Diagramme und Pivot-Darstellungen werden weiterhin in Arbeitsmappen dargestellt. Als Datenquelle für Pivot Tabellen und Diagramme dient jetzt performante Datenmodell. Kein SVERWEIS mehr, keine Hilfsarbeitsmappen mit Daten mehr, keine Verweise auf externe Excel-Dateien.

Technisch hat Microsoft seinen bewährten SQL-Server Analysis Service (SSAS) in den Excel-Prozess integriert. Der SSAS wurde dazu gleichzeitig weiterentwickelt. Es wurde der sogenannte Tabular Mode eingeführt. Weg vom abstrakten CUBE-Modell mit der komplexen Abfragesprache MDX (Multidimensional Expressions) hin zum gewohnten Tabellen-Modell mit Schlüsseln und Beziehungen und einer neuen Abfragesprache: DAX.

Neue Möglichkeiten mit DAX

DAX steht für Data Analysis Expressions. Die mit dem erwähnten Tabular Mode im SSAS entwickelte Abfragesprache unterstützt den Benutzer mit Excel ähnlichen Formeln komplexe Abfragen zu definieren. Plötzlich ist vieles möglich:

  • Segmentanalysen
  • Perdiodenvergleiche
  • oder ABC-Analysen
  • und viel, viel mehr

Auch mit deutlich mehr als 1 Million Datensätzen. Und zwar in Sekundenschnelle!

Was aber, wenn man die Daten des Datenmodells doch noch einmal in einer Excel Arbeitsmappe benötigt? Vielleicht weil ein anderes AddIn die Daten in der Arbeitsmappe benötigt, weil man die Ergebnisse exportieren will oder aus welchen Gründen auch immer? Dann geht das trotzdem! Solange man die Grenze von 1 Mio Zeilen nicht überschreitet.

Was ist mit Produkt XY?

Natürlich gibt es andere Anbieter von Self Service Werkzeugen. Sicherlich kennst du die, die mit T oder Q anfangen. Und wenn du seit Jahren mit einem der Werkzeuge arbeitest, dann wirst du nicht wechseln wollen.

Welches ist aber das bessere Werkzeug? Das wird zu schnell zu einer Art Religionsdiskussion. Viele der Vergleiche hinken ohnehin, weil die einen alternativen Werkzeuge gut Daten anzeigen können. Im Hintergrund nutzen sie aber langsame SQL-Abfragen, die man nur mit tiefem Einblick und vielen Rechten optimieren kann. Bei den anderen muss man erst ein abstraktes Datenmodell bereitstellen, für das du erst externe Berater einkaufen musst.

Für mich hat Excel Power Pivot den unschlagbaren Vorteil, dass du sofort anfangen kannst. Kein Budgetantrag, keine gesonderte Installation, kein Ticket für die IT. Und falls du an die Grenzen stößt, kannst du das Produkt immer noch wechseln. Allerdings viel informierter, weil du durch die Arbeit mit Excel Power Pivot bereits viele relevante Fragen gestellt hast:

  • Was sind meine Datenquellen?
  • Wie grenze ich Daten ab?
  • Wie will ich Ergebnisse darstellen?
  • Für wen erstelle ich die Reports?

Und Am Ende ist dann ohnehin die Frage, ob du dann überhaupt noch wechseln willst.

Starthilfe gefällig?

Gerne kannst du uns direkt per E-Mail kontaktieren oder ruf einfach an!