Datumstabelle und Perioden

    Power Pivot kennt viele Funktionen für kalendarische Auswertungen, nicht aber für Periodenvergleiche mit selbst definierten Perioden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dies trotzdem leicht lösen können.

    Das Problem mit dem Kalender

    Den aktuellen Monat mit dem Vormonat oder mit dem Vorjahresmonat vergleichen, mit rollierenden Kalenderwochenvergleiche saisonale Schwankungen erkennen – Periodenvergleiche sind immer der nächste Schritt bei Bewegungsdaten mit einer Zeit-Dimension. Power Pivot bietet schon von Haus aus viele Möglichkeiten für Periodenvergleiche, also der Vergleich von Monaten, Jahren und so weiter.

    In einem Periodenvergleich vergleichen wir den Januar des aktuellen mit dem Januar des vergangenen Jahres. Wir betrachten den Umsatz einer Firma und gehen davon aus, dass der Umsatz jeden Tag gleich ist.

    Arbeitstage BaWü 2013/2014 
    Jan Feb März April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dez
     2013  22 20 20 21 19 20 23 22 21 22 20 20
    2014 21 20 21 20 20 19 23 21 22 22 20 21

     

    Im Januar 2014 büßen wir 4,5% unseres Umsatzes ein. Dafür haben wir im März eine 5%-Steigerung – das Problem wird schnell deutlich. Um diesem Problem entgegenzutreten werden in Unternehmen häufig eigene Controlling-Perioden definiert. Beispielsweise die 4-4-5-Periode:

    4-4-5-Perioden

    Bei einer 4-4-5-Periodenaufteilung werden die Perioden in 4 Wochen, 4 Wochen und 5 Wochen unterteilt. Damit hat jedes Quartal genau 13 Wochen. Vorjahresvergleiche werden dadurch aussagekräftiger, da es sich immer um dieselbe Anzahl Arbeitstage handelt (Feiertage etc. noch nicht berücksichtigt). Natürlich gibt es auch die Varianten mit 4-5-4 oder 5-4-4-Perioden.

    Mit diese Perioden kann Power Pivot erstmal nicht arbeiten – Power Pivot kennt diese nicht. Über die Datumstabelle ist das für uns aber kein Problem:

    Perioden in der Datumstabelle

    Der entsprechenden Artikel über den Einsatz einer Datumstabelle als eigene Zeit-Dimension zeigt, wie Datumstabellen sinnvoll eingesetzt werden. Diese Datumstabelle erweitern wir nun um Periodeninformationen – beispielsweise mit der 4-4-5-Periode:

    Datumstabelle mit 4-4-5 Periode

    Die Datumstabelle wird hier erweitert um das Feld Periode-4-4-5 sowie Name Periode 4-4-5. Der Name wird beispielsweise mit einem „P“ für „Periode“ ergänzt und auf zwei Stellen formatiert, damit die Darstellung im Dashboard später einheitlicher ist. Die Datei mit den ergänzten Periodeninformationen können Sie herunterladen.

    Im Beispiel sieht man, dass die Periode P02 nicht mit dem 1. Februar beginnt, sondern mit dem 30. Januar. Die Quartale werden aus den Perioden P01-P03, P04-P06, P07-P09 sowie P10-P12 gebildet.

    Berechnung der 4-4-5-Periode

    Die Datumstabelle kalendarisch zu erzeugen ist kein Problem – einfach das Anfangsdatum eingeben und Excel die weiteren Tage selbst berechnen lassen. Die 4-4-5-Periode ist etwas schwieriger. Bevor Sie sich selbst die Finger brechen, hier eine Formel, mit der Sie die Perioden berechnen können:

    =VERGLEICH(A2-DATUM(JAHR(A2);1;1);{0;29;57;92;120;148;183;211;239;274;302;330})

    Diese Berechnung lässt dabei den 365. Tag außer acht.

    Nachteile der 4-4-5-Periode

    Ein rollierender Trend über die Perioden (Januar mit Februar, Februar mit März etc.) geht nicht mehr, da eine Periode im Quartal immer 25% mehr Tage hat als die anderen. Bei einer rollierenden Betrachtung macht eine Kalenderwoche-bezogene Auswertung sowieso mehr Sinn.

    Hinzu kommt, dass bei allen Varianten der 4-4-5 Perioden (also auch 4-5-4 und 5-4-4) nur 364 Tage durch die Perioden abgedeckt werden (4 mal 13 Kalenderwochen @ 7 Tage ergeben nur 364, nicht 365 Tage). Dafür gibt es verschiedene Herangehensweisen:

    • Sie können den 365. Tag einfach ignorieren, weil sowieso kein Umsatz getätigt wird. Damit fangen die Perioden immer am 1.1. an – das bedeutet, dass die Perioden nicht immer Montags anfangen.
    • Sie lassen die Perioden „wandern“ – ist beispielsweise der 31.12. ein Montag, fängt die neue Periode bereits im Vorjahr an. Im aktuellen Jahr wird dann der 30.12. der Montag sein. Nach vier Jahren haben Sie vier Tage Verschiebung und zusätzlich noch einen Schalttag. Da uns normalerweise keine Wochenenden interessieren haben Sie fünf Tage gut gemacht – also setzen Sie im Schaltjahr eine Extra-Periode ein. Und im fünften Jahr fängt Ihre Periode wieder im Januar an. Die „Sonderperiode“ müssen Sie allerdings bei Auswertungen immer extra betrachten (beispielsweise explizit vom Jahresergebnis abziehen).

    Noch mehr Perioden

    4-4-5 sind schon ziemlich komplexe Perioden. Wir kennen aber noch viel mehr. Im universitäten Bereich werden beispielsweise Semester oder Trimester benötigt. In der Schule gibt es Halbjahre. Auch diese Informationen lassen sich in einer Datumstabelle ablegen.

    Außerdem können FiBu-Perioden hinterlegt werden, falls sie von Controlling-Perioden abweichen. Wird im Unternehmen ein eigener Fabrikkalender verwendet (beispielsweise beim Einsatz von SAP), lassen sich diese Informationen ebenfalls in einer Datumstabelle abbilden.

    ==> Denken Sie daran, die Datumstabelle zentral zur Verfügung zu stellen, damit alle im Unternehmen für Auswertungen darauf Zugriff haben.

    Kategorien: Datum-Dimension, Power Pivot
    Holger Gubbels

    Holger Gubbels ist Spezialist für alles, was mit Business Intelligence zu tun hat. Der Diplom-Informatiker strukturiert und löst als Data Scientist und Berater der mogular GmbH tagtäglich komplexe Problemstellungen rund um die Datenanalyse. Als Dozent der Hochschule für Technik Stuttgart ist er ein ausgewiesener Experte seines Fachs und gewohnt, Inhalte einfach zu erläutern. Genau das macht er auch hier in seinen Beiträgen für das PowerPivotInsights Blog. Zusätzlich ist er Autor für die Computerwoche und den Springer-Verlag. Sie erreichen ihn unter hg@mogular.com

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